Tiedonhallintaa vai pakollista arkistointia?
Arkistointi tuntuu olevan ongelma monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Tieto makaa tietojärjestelmillä paperiasiakirjojen lisäksi. Mitkä ovat säilytysajat? Mitä ovat elinkaaret eri dokumenteilla? Miten tiedolla johdetaan ja mikä on pakollista tai järkevää arkistointia?
Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta, parantaa palveluja.
Kenelle
Johto ja esimiehet, asiantuntijat eri toimintayksiköissä, henkilötietojen ja rekisterien parissa toimivat, erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstö.
Hyödyt
Saat tiiviin tietopaketin ja vinkkejä, mitä sinun pitää tietää, tehdä ja huomioida liittyen arkistointiin ja tiedonhallintaan. Saat kokonaisnäkemyksen siitä, mitä, milloin ja missä – ja kenelle nämä tehtävät kuuluvat.
Näitä asioita ovat mm seuraavat:
- Yrityksen tulisi laatia ohje tiedonohjaukseen eli sähköisten ja paperisten asiakirjojen arkistointiin ja arkistonmuodostukseen.
- Tiedonohjaussuunnitelma ja/tai arkistosuunnitelma ovat avainasemassa.
- Ensimmäiseksi täytyy täyttää lakisääteiset velvoitteet. Esimerkiksi kirjanpidon tositteita on säilytettävä kuusi vuotta. Toiseksi organisaation sidosryhmät tarvitsevat historiatietoa esim. taloudesta, henkilöstöhallinnosta ja muista eri toiminnoista.
- Arkistointi määrittelee tai vastaa kysymykseen onko jokin asia tehty vai ei. Asiakirjat on tuhottava tai arkistoitava, kolmatta vaihtoehtoa ei ole.
Sisältö:
- Julkinen vs yksityinen sektori
- Asiakirjahallinto
- Arkistointi vai hävittäminen?
- Asiakirjojen käytettävyys
- Metatiedot
- Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallinta
- Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
- Tiedonhallintamalli
- Sähköiset käsittelyprosessit
- Tietojärjestelmät ja tietojen hallinnan automaattinen ohjaus
- Tiedonhallinnan laatu
- Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
- Arkistonmuodostaminen
- Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
- Paperisten asiakirjatietojen käsittely ja säilyttäminen
- Erityislainsäädäntö
- Arkistomuodostajan ja asiakirjojen säilytysajat sekä -tavat
- Asiakirjahallinnon toimintaohjeita
- Master data -ajattelu
- Rajapinnat
- Turvallinen tiedonhallinta
Aikaa kysymyksille
Ajankohta: 2.9.2019 klo 10.00 – 11.30 (voit katsoa myös tallenteena, silloin kun haluat, ihan mistä vain haluat)
Webinaarikoulutuksen hinta: 197 euroa (+ alv 24 %) / hlö pitää sisällään live- ja webinaaritallenteen sekä koulutusmateriaalin.
Ryhmäalennukset: (osallistujat samasta organisaatiosta) kaksi henkilöä tai enemmän 177 euroa/hlö.
Peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50 % koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa.
