“Työ ei tekemällä lopu.” Jos tämä pitäisi paikkaansa, niin mikäs järki töitä olisi tehdä ollenkaan?
Ongelma nykyisin ei ole niinkään siinä, että työ pitäisi saada loppumaan. Se pitäisi saada hallintaan. Sopivasti soljuvaksi virraksi, jossa saadaan tehtyä asioita valmiiksi, sillä ainoastaan valmiilla asioilla ruukaa olemaan arvoa.
Joten lopeta aloittaminen ja opettele lopettamaan!
1. Rajoitettu kapasiteeti
Tietotyössä meidän niskaamme kaadetaan lukemattomia maileja, projekteja, asiakkuuksia, hankkeita, kokouksia ja muuta sälää. Kun uusia tehtäviä kasaantuu tarpeeksi, alamme käyttämään suuren osan ajastamme niiden managerointiin ja tehtävien suorittaminen hidastuu. Tälläinen krooninen ylikuormitus johtaa nopeasti noidankehään, jossa pitää juosta nopeammin pysyäkseen edes paikalla.
Ensimmäinen askeleesi on siis tunnistaa teidän kapasiteetti ja varmistaa, ettei työn määrä ikinä ylitä sitä.
2. Visualisoi
Tietotyössä työnmäärää on paljon vaikeampi hahmottaa kuin tuotannossa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sitä voisi tehdä. Kanbanit (=tietotaulu) sopivat tähän kuin nakutettu. Oli kyseessä sitten fyysinen taulu toimiston seinällä tai digitaalinen, niin se auttaa hahmottamaan työnmäärää ja virtausta.
Toinen askeleesi on siis ottaa Kanban käyttöön ja visualisoida teidän työ.
3. Ylikuorma
Alussa Kanban tulee näyttämään sekavalta, sillä siellä on aivan liikaa työtä. Tämä on ok, sillä ainakin olette saaneet nykytilan näkyviin.
Kolmas askeleesi on kartoittaa nykytila.
4. WIP-rajat
Koska haluamme ehkäistä ylikuormitusta, jotta työn virtaus olisi mahdollinen, meidän pitää rajoittaa yhtäaikaa olevien työtehtävien määrää. Tämä kuulostaa aluksi hieman epäintuitiiviseltä, mutta pian huomaatte, että työt tulevat nopeammin tehtyä.
WIP (Work in Progress) tarkoittaa työtä, joka on aloitettu, mutta ei vielä saatettu päätökseen. Jokaisella funktiolla, osastolla ja henkilöllä on eri WIP-raja. Tämä saadaan selville testaamalla eri rajoja. Kun työtä näin keinotekoisesti rajoitetaan, on tiimin pakko saada joitain tehtäviä päätökseen ennen seuraavien aloittamista.
Neljäs askeleesi on luoda WIP-rajat prosessin eri vaiheille.
5. Työn vähentäminen
Aluksi tehtäviä tulee olemaan prosessin jokaisessa vaiheessa enemmän kuin rajat sallivat. Tähän on kaksi vaihtoehtoa: vaikea ja helppo. Vaikea tapa on siirtää kaikki olemassa olevat työt “To-Do” -osioon ja ottaa ne työn alle sitä mukaan kuin työtä valmistuu. Helppo tapa on työstää nykyinen työkuorma rajojen sallimiin rajoihin ja perustaa uusi käytäntö: “Emme aloita uutta tehtävää ennen kuin olemme WIP-rajojen puitteissa”.
Viides askeleesi on työstää nykyinen työkuorma WIP-rajojen mukaiseksi.
6. Lopeta aloittaminen
Kanban toimii päivittäisjohtamisen tauluna ja työn virtauksen lennonjohtotornina. Se voi antaa hyvän kuvan miten työ virtaa, mitä saadaan valmiiksi ja missä kohdissa työ jumiutuu. Se ei kuitenkaan toimi ilman muutamia avain tapoja.
Yksi niistä tavoista on päivittäiset “stand-up” kokoukset. Nimi tulee siitä, että kaikki seisovat taulun edessä, jotta fokus pysyisi kirkkaana ja kokous olisi tehokas. Näiden päivittäisten n. 15 minuuttia kestävien standuppien tarkoitus on käydä Kanban läpi oikealta vasemmalle (lopusta alkuun) ja keksittää fokus loppuvaiheessa oleviin tehtäviin, jotta ne saataisiin poissa päiväjärjestyksestä. Tämän osion slogan onkin: “Lopeta aloittaminen, aloita lopettaminen”.
Kuudes askeleesi on aloittaa päiväkokoukset, jotta päivän työt virtaisivat mahdollisimman jouhevasti.
7. Littlen laki
Miksi työn määrän vähentäminen sitten lisää tehokkutta? Littlen lain mukaan keskimääräinen läpimenoaika saadaan laskettua kun keskimääräinen WIP jaetaan keskimääräisellä suoritusteholla. Jos siis haluat pienentää läpimenoaikaa, niin sinulla on siihen kaksi keinoa:
1) Lisää suoritustehoa ostamalla parempia ohjelmistoja, koneita, ylitöillä, kepillä & porkkanalla tai vastaavilla keinoilla
2) Vähennä WIP:ia
Toinen näistä toimii aika paljon paremmin.
Seitsemäs askeleesi on päättää haluatko valita vaihtoehdon 1. vai 2.
8. Laatu
Pienempi hetkellinen työmäärä myös mahdollistaa nopeammat palautesyklit ja pienemmän multitaskauksen. John Medina kirjoitti kirjassaa “Brain Rules” että, kun ihminen työstää useita asioita kerralla, niin hänellä voi mennä jopa 50 % pidempään kussakin asiassa ja voi tehdä jopa 50 % enemmän virheitä.
Kahdeksas askel on alkaa mittamaan läpimenoaikaa ja palvelun laatua.
9. Imusysteemi
Kun WIP-rajoja kunnioitetaan, niin systeemiin muodostuu luonnollinen imu. Kun resurssilla on kapasitettia ottaa lisätöitä vastaan, niin silloin se myös niin tekee. Tässä esimiehet voivat tehdä isoja virheitä ja puskea töitä eteenpäin silloin kun kapasiteettiä ei ole. Tällöin systeemi voi murtua ja ollaan takaisin aloituspisteessä.
Yhdeksäs askel on astua syrjään ja antaa systeemin toimia luonnollisesti. Tarkkaile kuitenkin, että ovathan kaikki onnistuneet ottamaan uuden käytänteen haltuun. Opeta ja valmenna tarvittaessa.
10. Käyttöaste ja luppoaika
Entä jos kokoajan ei ole tehtävää? Sehän on katastrofi! Eikö?
Jos järjestelmä toimii, niin kuin sen pitäisi ja työt tulevat kokonaisuudessaan nopeammin tehtyä, niin eikö silloin ole aivan sama onko jokainen 100 % ajasta “tehokas”. Osaoptimoinnin aikakausi on ohi ja tämä pitää hyväksyä.
Kun käyttöaste hetkellisesti tippuu, niin se voi luoda piilotettuja siunauksia. Silloin työntekijällä on aikaa korjata ja parantaa systeemiä, tehdä tuote- ja palvelukehitystä, parantaa asiakaspalvelua ja useita muita tehtäviä, jotka jäävät arjen jalkoihin.
Kymmenes askel on neuvoa ihmisiä mihin keskittää energia kun tehtäviä ei ole akuutisti tehtäväksi. Yksi keino on perustaa oma kehityskanban, jossa on tarpeellisia kehityshankkeita, joita voi edistää “luppoajalla”.
Luonnollisesti on vielä useita eri näkökulmia, joita pitää käydä läpi, kuten pullonkaulatyöntekijöiden aika, viikko retrospektiivit, sprint WIP:t, projektisumat & kehityskanbanit, strategiset portfoliokanbanit ja pari muuta seikkaa.
Kun käyt nämä kymmenen askelta läpi, niin voit katkaista ylikuormituksen noidankehän ja tuoda tekemisen ilon takaisin toimistoonne!
Teksti: Tuomas Mikkonen
Tule mukaan Tuomaksen uuteen webinaariin:
Perusasiat kuntoon – vähemmän sähläystä, enemmän työtehoa 21.03.2018 klo 13:00 – 14:30
sekä erittäin suosittuun ja kiiteltyyn webinaarisarjaan:
LEAN Office 2018 08.-22.03.2018 klo 13:00 – 14:30