WebAkatemian it-mies JIMI NORMAN puhuu työstään noin kolmen ja puolen vuoden kokemuksella. Hän hoitelee WebAkatemian webinaarien tekniikkapuolta.
Jimi Norman on WebAkatemian it-asiantuntija ja asiakaspalveluhenkinen tekninen tuki. Jimi on tietoverkkoinsinööri ja webinaarikoulutusten myötä ketterästi ammatillisen kehittämisen moniosaaja.
– Koordinoin ja säädän kouluttajien kanssa ennalta. Webinaaripäivinä teen osallistujien kanssa tarvittavat tekniset jutut. Työn määrä riippuu eniten siitä, mistä osallistujat tulevat.
– Joissakin paikoissa on todella tiukat turvajärjestelmät . GoToTraining -ohjelma haluaa ensisijaisesti asentaa sovelluksensa koneeseen, ja joskus siihen pitää kysyä lupa it-osastolta, Jim Norman kertoo.
GoToTraining -käytössä on muitakin mahdollisuuksia
– Sitä voi käyttää Chrome- tai Firefox -selainten kautta. Ei tarvita edes lisäosaa, se on selainten sisäänrakennettu ominaisuus, ollut jo jonkin aikaa. Suurin osa pystyy käyttämään jompaa kumpaa tapaa, eikä sitä välttämättä edes huomaa.
Kolmas back up toimii mobiililaitteilla, sitä varten saa GoToTraining -sovelluksen sekä Google Playsta että Apple Storesta.
– Riippuu eniten koulutuksesta, millaista sitä on seurata mobiililaitteella. Ääntä ja vähätekstisiä kuvia ja dioja käyttävä esitys toimii hyvin! Jos tarkastellaan taulukoita tai muuta pienipiirteistä sisältöä, niin iso ruutu on parempi, Jimi Norman toteaa.
”On tärkeää, että kouluttaja tuntee olonsa mukavaksi”
Neljäntenä työvuonna kouluttajat alkavat olla tuttuja. Jimi Norman tekee työn enimmäkseen etänä, mutta toisinaan kouluttaja tulee toimistolle.
– Alan palvella kouluttajaa tuntia aikaisemmin, juuri siksi, että kaikki on aloitukseen mennessä kunnossa. Kouluttaja on keskiössä. Olen tuki ja turva. Saatavilla. Webinaari keskittyy kouluttajan hyvään sisältöön.
– Mun suosikkikouluttaja on hyvä kommunikoimaan. Ensinnäkin sähköpostitse, että on hereillä ja vastaa viesteihin. Tykkään siitä, että porukka on tarpeeksi aikaisin paikalla, että ehdin tekemään testaamiset ja korjata ongelmat.
– Meillä on vakaa pohja toimistolla ja tehokas tietokone ja netti, laadukas mikki ja kamera. Ei riitä, että “kaikki oli kunnossa viime kerralla”! Pitää ennakoida ja joka kerta tarkistaa. Silloin on vielä se vajaa tunti aikaa korjata asia, Jimi Norman avaa toimintatapaansa.
Ennen ensimmäistä webinaariaan kouluttaja saa noin tunnin perehdytyksen: miten aloitetaan, miten lopetetaan, mitä sovelluksessa voi webinaarin aikana tehdä ja miten se tapahtuu.
– Riippuu kouluttajasta, mutta yleensä menee parhaiten, jos perehtyminen GoToTrainingiin on muutamaa päivää ennen koulutusta. Se ei ole kovin monimutkainen. Hitaastikin edeten sen saa haltuun tunnissa, hän vakuuttaa.
”Huolehdin, että kaikki pääsevät mukaan, ja kuva ja ääni toimivat”
Webinaaripäivänä noin tunti ennen yhteyttä Jimi Norman tarkistaa kaiken uudestaan. Kun kaikki toimii, sitten vaan odotellaan, että kaikki ilmoittautuneet pääsevät mukaan.
– Kuulijat eivät juuri pääse ääneen. Se on mahdollista, ja toimiikin yrityskohtaisissa Webinaareissa. Useimmiten keskustelun sijasta käytetään poll- ja chat -toimintoja eli äänestetään sekä esitetään kysymykset ja kommentit kirjoittaen.
– Jos mikrofoneja käytetään, puolentoista tunnin webinaari voi venähtää yli ajan. Ääneen käyty keskustelu hajottaa esitystä ja vaatii omat tekniset jipponsa. Ääni tuo omat hankaluutensa, mutta pienen ja keskenään tutun ryhmän kesken se kyllä toimii, Jimi Norman lupaa.
– Ongelmat on organisaatiokohtaisia, joten seuraan ja tarkkailen aina sitä, mistä osanottajat tulevat. Testailen niiden kanssa, jotka tulevat domaineista tai IP-osoitteista, joista on sellaista kokemusta. Autan heitä puhelimen ja sähköpostin avulla, että saavat tilanteen haltuun.
”Yleisin palaute on, että onpa helppoa ja mukavaa osallistua etänä”
Osanottajien kuvat eivät näy, ja Jimi Norman arvelee sen edistävän rentoutta ja keskittymistä.
– Osa Webinaarin viehätyksestä on siinä, että osanottaja voi juoda kahvia tai vaikka maata sohvalla. Webinaarit myös nauhoitetaan ja ne löytyvät verkkosivuilta, ja jaetaan osallistujille tallenteena.
– Nekin, jotka joutuvat lähtemään kesken tai pääsevät tulemaan linjoille myöhässä, voivat katsoa ihan rauhassa. Asiat voi tarkistaa tallenteesta, vaikka useampaan kertaan.
Jimin työpäivään kuuluu ”yleensä IT -hommat”. Webinaarit ovat kuitenkin prioriteetti numero yksi ja niitä on 6-8 viikossa, noin kaksi per päivä, aamupäivällä ja iltapäivällä. Maanantaisin ja perjantaisin webinaareja on harvemmin ja silloinkin vain yksi.
Tekniikkapuoli saa hyvää palautetta – kriittisempää toki, jos yhteydessä on ollut ongelmia.
”Hiostavin hetki tulee, jos palveluntarjoaja päättää katkaista yhteyden”
Aina ei voi toimittaa sata prosenttia, eikä se ole edes itsestä kiinni. Onneksi varavaihtoehtoja on.
– Vaikka kaikki menisi täysin pieleen, sisältö kuitenkin tallentuu. Heikko kohta on GoToTraining, siis jos se kaatuisi, mutta sen statistiikka on hyvä. Päivitykset ja huollot ilmoitetaan hyvissä ajoin etukäteen. Tarvittaessa ehditään siirtää koulutusta.
Webinaari-systeemi lähettää kolme muistutusta ennen webinaaria. Jos käy ilmi, että osanottajat eivät pääse mukaan, ehkä uusitaan koko homma, uusi päivä tai uusi aika.
”Suunta kohti webinaarien tunnettuutta ja interaktiivista keskustelua”
WebAkatemia oli pystyssä, kun Jimi Norman tuli taloon. Webinaareja on pidetty vaihtelevasti ja noususuhdanteisesti.
– Pääsääntöisesti tuotamme entistä enemmän, räätälöidympiä ja yrityskohtaisia webinaareja.
– Kouluttaja pystyy kohdentamaan sisältöjä paremmin, olemaan tilaajan kanssa ennalta yhteydessä, tarkentamaan ja keskittymään, kun voi ottaa esille sen yrityksen erityisiä juttuja enemmän.
Uusia kouluttajia tulee, kun jokin aihe ajankohtaistuu, on kiinnostava ja sitä halutaan. WebAkatemian kokeneet avainkouluttajat tekevät paljon ja enimmäkseen omimmista osaamisalueistaan.
– Webinaarin ostaa useimmiten koulutuksen osanottaja itse, jos yritys on pienehkö, ja isoista organisaatioista joku yleensä ilmoittaa useamman kerralla. Maksutapoja on useita, mutta yritysten kirjanpitoonhan ne kuitit menee. On myös määräalennuksia ja ryhmäetuja, Jimi Norman kertoo.
”Kivointa on erilaiset ihmiset, joiden kanssa saan tehdä töitä”
Jimi Norman on seurallinen kaveri eikä piilottele laitteidensa takana, mutta tekee paljon etätöitä. Häntä huvittaa, kun ihmiset eivät tunne.
– Koska eivät näe mua! Aina etänä toimiva kouluttaja ei tunne mua. Pari-kolme kertaa vuodessa tavataan, ja olen ehtinyt tutustumaan jo edempänä asuviinkin.
– Kivointa tässä työssä on se valikoima erilaisia ihmisiä, joiden kanssa saan tehdä työtä, omassa firmassa ja kouluttajissa. Voin myös tehdä työtä kotoa, toimistolta, vanhemmilta, missä vaan. Tämä ei ole aina paikkaan sidottua. Joskus olen vielä Illalla kouluttajan kanssa kahden toimistolla, tai etänä, aika 24/7 hommaa, Jimi Norman summaa.
– Joskus herään vasta yhdeksältä, teen kaksi webinaaria ja iltaan jää muuta hommaa. Webinaarin kanssa menee 3-4 tuntia ja vaihtuvat hommat päälle. Olen tyytyväinen, olenhan tietokoneen ääressä päivät pitkät, Jimi Norman summaa.
”Arvostamme asiakkaiden aikaa”
– Normaalistikin mulla on pitkä pinna, tai ei parane ainakaan näyttää, että on joskus hirveä stressi päällä. Arvostamme asiakkaiden aikaa, siksi tekniset ongelmat ärsyttää. Teen työtä, ettei niitä koskaan tulisi, mutta kyllä niitä silti joskus tulee.
– Webinaarit toistuvat, muut tehtävät vaihtelee. Teen webinaareja niin kauan kuin niitä tulee! Aiheet menee mulla välillä ohi, tai en pysy mukana, tulee koulutus overflow! Se on silti kiva lisä, ja luulen ja toivon, että olen oppinut jotain tässä vuosien varrella, Jimi Norman tuumii.
Tutustu WebAkatemian webinaarikoulutuksiin: https://webakatemia.fi/koulutuskalenteri/
Nyt myös uusi palvelu, Webinaarikortti™: https://webakatemia.fi/webinaarikortti/