Tiedonohjaus ja arkistonmuodostus organisaatiossa

Kuvaus

Tiedonhallintaa vai pakollista arkistointia?

Arkistointi tuntuu olevan ongelma monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Tieto makaa tietojärjestelmillä paperiasiakirjojen lisäksi. Mitkä ovat säilytysajat? Mitä ovat elinkaaret eri dokumenteilla? Miten tiedolla johdetaan ja mikä on pakollista tai järkevää arkistointia?

Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta, parantaa palveluja.

Kenelle

Johto ja esimiehet, asiantuntijat eri toimintayksiköissä, henkilötietojen ja rekisterien parissa toimivat, erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstö.

Hyödyt

Saat tiiviin tietopaketin ja vinkkejä, mitä sinun pitää tietää, tehdä ja huomioida liittyen arkistointiin ja tiedonhallintaan. Saat kokonaisnäkemyksen siitä, mitä, milloin ja missä – ja kenelle nämä tehtävät kuuluvat.

Näitä asioita ovat mm seuraavat:

• Yrityksen tulisi laatia ohje tiedonohjaukseen eli sähköisten ja paperisten asiakirjojen arkistointiin ja arkistonmuodostukseen.
• Tiedonohjaussuunnitelma ja/tai arkistosuunnitelma ovat avainasemassa.
• Ensimmäiseksi täytyy täyttää lakisääteiset velvoitteet. Esimerkiksi kirjanpidon tositteita on säilytettävä kuusi vuotta. Toiseksi organisaation sidosryhmät tarvitsevat historiatietoa esim. taloudesta, henkilöstöhallinnosta ja muista eri toiminnoista.
• Arkistointi määrittelee tai vastaa kysymykseen onko jokin asia tehty vai ei. Asiakirjat on tuhottava tai arkistoitava, kolmatta vaihtoehtoa ei ole.

Kouluttaja

Tieto- ja teknologia-asiantuntija Jarkko Koivuniemi on kouluttanut, sparrannut ja konsultoinut yrityksiä ja organisaatioita yli 20 vuotta eri aiheita eri tulokulmilla. Tällä hetkellä fokus on tiedonhallinnassa, liiketoiminnan kehittämisessä ja teknologiassa.

Sisältö:

• Julkinen vs yksityinen sektori
• Asiakirjahallinto
  • Arkistointi vai hävittäminen?
  • Asiakirjojen käytettävyys
  • Metatiedot
• Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallinta
  • Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
  • Tiedonhallintamalli
  • Sähköiset käsittelyprosessit
• Tietojärjestelmät ja tietojen hallinnan automaattinen ohjaus
• Tiedonhallinnan laatu
• Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
• Arkistonmuodostaminen
  • Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
  • Paperisten asiakirjatietojen käsittely ja säilyttäminen
  • Erityislainsäädäntö
  • Arkistomuodostajan ja asiakirjojen säilytysajat sekä -tavat
  • Asiakirjahallinnon toimintaohjeita
• Master data -ajattelu
• Rajapinnat
• Turvallinen tiedonhallinta