Kategoria: WebAkatemian koulutusblogi

Mä silmät luon – sinuun! Sabotoinko siis omaa työhyvinvointiani?

Maritta Joki

Maritta Joki

Vuorovaikutus on aina kahden kauppa.

Arkielämässä kokemukseni mukaan, me luomme silmämme ei suinkaan taivaaseen vaan toisiin: puolisoon, työkavereihin, pomoon, tositv tähtiin ja milloin keneenkin. Useimmat meistä tarkkailee  toisten käytöstä, kasvojen ilmeitä, sanomisia ja sanomatta jättämisiä herkeämättä. Teemme mitä eriskummallisimpia tulkintoja ja luulemme, että niiden täytyy olla totta. Vaikka kukaan ei ole sanonut, että olet tehnyt työssäsi virheen, niin tuo ilme varmasti tarkoitti sitä. Voi sitä ajatusten ristitulta korviemme välissä kun päätämme, mitä minkäkin rivin välistä voi lukea. Hullua, eikö? Mitä jos vaan uskoisimme sen, mitä on ääneen sanottu ja piste.

Käytämme suunnattomasti energiaa muuttaaksemme toisten tekemisiä tai mielipiteitä oman mielemme mukaisiksi  vaikka varmasti kaikki tietävät, ettei toista voi muuttaa. Ajattelemme helposti, että oma tapamme tehdä ja toimia on oikea. Haluamme, että meidän työyhteisössä epäkohteliaana kokema kohtelu muuttuu ja odotamme kädet puuhkassa todeten, että vieläkin tuo työtoveri on tuollainen.  Ja mitä puolisoon tulee, niin näyttäkää minulle edes yksi henkilö, joka ei olisi sinnikkäästi yrittänyt muuttaa jotakin puolta toisessa. Yleistän nyt tosi railakkaasti, mutta kyllä jokainen meistä osaa nalkuttaa ja mököttää ja on sitä tehnytkin. Kun tuo toinen nyt vaan ei tajua, että ei tätä näin tehdä!

Kyllähän minä mutta kun ei nuo muut…

Henkilöstökyselyissä usein kohta, jossa arvioidaan omaa kykyä tehdä yhteistyötä toisten kanssa, saa korkeat pisteet ja vastaavasti kohta, jossa arvioidaan toisten kykyä tehdä yhteistyötä saa alhaiset pisteet. Siis kyllähän minä, mutta kun ei nuo muut…  Jos henkilö kokee epäasiallista kohtelua vaikkapa esimiehensä taholta, hän kääntyy helposti kaikkien muiden paitsi oman ongelmansa alkulähteen puoleen. Siis, itsensä ja esimiehensä. Mitä itse voisi tehdä sen eteen, ettei kokisi epäasiallista kohtelua? Voisiko kertoa esimiehelle, että hänen kohtelunsa tuntuu pahalta, että haluaa ja kaipaa erilaista johtamista. Voisiko kertoa esimiehelle, mikä motivoi ja mikä innostaa? Esimies voi kiittää palautteesta ja kertoa olevansa pahoillaan siitä, että hänen tapansa johtaa on aiheuttanut harmia ja että hän ei ole halunnut loukata tai toimia epäasiallisesti (harva nimittäin haluaa).

Esimieskin haluaa onnistua esimiestyössään

Väitän, että jokainen esimies haluaa olla hyvä esimies. Ja uskon, että alaisen tullessa kertomaan tuntemuksistaan tai ikävästä kokemuksestaan esimiehelle, esimies ottaa sen tosissaan. Ja silloin kun esimies ei niin tee, onkin tarpeen hankkia ulkopuolista apua ja tukea ongelman ratkaisemiseksi (osaamattomiakin esimiehiä valitettavasti on). Hyvä esimies kuuntelee, ei loukkaannu ja ottaa huomioon, mitä hänelle on kerrottu. Avoin keskustelu silloinkin, kun on jotain ikävää agendalla, ja jossa osapuolet arvioivat omaa osuuttaan ja vastuutaan, johtaa parempaan lopputulokseen kuin, että syytetään vaan toista. Ja esimies, joka saa korjaavaa palautetta johtamisestaan, on viisas hankkiessaan itselleen tukea. Esimiehenä toimiminen on ammatti, jossa voi kehittyä.

Kummasta tulee parempi mieli, siitä, että tarttuu asioihin ja miettii, mitä itse voisi tehdä ikävinä kokemiensa tilanteiden eteen vai siitä, että istuu tiukasti persiillään ja katsoo happamalla ilmeellä, että taas tuo tuossa toimii noin, että just tuollainen se on. Miksi ei voi sanoa huomenta yrmyksi kokemalle työtoverille siitä huolimatta, että hän ei niin tee. Jos itse opettelee kertomaan avoimesti ja rehellisesti, mutta aina aikuisesti ja rakentavasti, mitä mielen päällä pyörii, on lopputulos kaikkien kannalta parempi. On tärkeää oppia sanoittamaan, mitä tarvitsee. Kukaan kun ei lue toisen ajatuksia, vaikka joskus niin toivommekin.

Opetellaan olemaan rakentavasti itsemme puolella ja ottamaan onni omiin käsiin aina silloin, kun se on mahdollista.

Teksti: Maritta Joki

WebAkatemian webinaareja aiheesta:

Kymmenen kultaista vinkkiä: katkaise ylikuormituksen noidankehä – lopeta aloittaminen, aloita lopettaminen!

“Työ ei tekemällä lopu.” Jos tämä pitäisi paikkaansa, niin mikäs järki töitä olisi tehdä ollenkaan?

Ongelma nykyisin ei ole niinkään siinä, että työ pitäisi saada loppumaan. Se pitäisi saada hallintaan. Sopivasti soljuvaksi virraksi, jossa saadaan tehtyä asioita valmiiksi, sillä ainoastaan valmiilla asioilla ruukaa olemaan arvoa.

Joten lopeta aloittaminen ja opettele lopettamaan!

Hands

1. Rajoitettu kapasiteeti

Tietotyössä meidän niskaamme kaadetaan lukemattomia maileja, projekteja, asiakkuuksia, hankkeita, kokouksia ja muuta sälää. Kun uusia tehtäviä kasaantuu tarpeeksi, alamme käyttämään suuren osan ajastamme niiden managerointiin ja tehtävien suorittaminen hidastuu. Tälläinen krooninen ylikuormitus johtaa nopeasti noidankehään, jossa pitää juosta nopeammin pysyäkseen edes paikalla.

Ensimmäinen askeleesi on siis tunnistaa teidän kapasiteetti ja varmistaa, ettei työn määrä ikinä ylitä sitä.

2. Visualisoi

Tietotyössä työnmäärää on paljon vaikeampi hahmottaa kuin tuotannossa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sitä voisi tehdä. Kanbanit (=tietotaulu) sopivat tähän kuin nakutettu. Oli kyseessä sitten fyysinen taulu toimiston seinällä tai digitaalinen, niin se auttaa hahmottamaan työnmäärää ja virtausta.

Toinen askeleesi on siis ottaa Kanban käyttöön ja visualisoida teidän työ.

kanban

3. Ylikuorma

Alussa Kanban tulee näyttämään sekavalta, sillä siellä on aivan liikaa työtä. Tämä on ok, sillä ainakin olette saaneet nykytilan näkyviin.

Kolmas askeleesi on kartoittaa nykytila.

4. WIP-rajat

Koska haluamme ehkäistä ylikuormitusta, jotta työn virtaus olisi mahdollinen, meidän pitää rajoittaa yhtäaikaa olevien työtehtävien määrää. Tämä kuulostaa aluksi hieman epäintuitiiviseltä, mutta pian huomaatte, että työt tulevat nopeammin tehtyä.

WIP (Work in Progress) tarkoittaa työtä, joka on aloitettu, mutta ei vielä saatettu päätökseen. Jokaisella funktiolla, osastolla ja henkilöllä on eri WIP-raja. Tämä saadaan selville testaamalla eri rajoja. Kun työtä näin keinotekoisesti rajoitetaan, on tiimin pakko saada joitain tehtäviä päätökseen ennen seuraavien aloittamista.

Neljäs askeleesi on luoda WIP-rajat prosessin eri vaiheille.

5. Työn vähentäminen

Aluksi tehtäviä tulee olemaan prosessin jokaisessa vaiheessa enemmän kuin rajat sallivat. Tähän on kaksi vaihtoehtoa: vaikea ja helppo. Vaikea tapa on siirtää kaikki olemassa olevat työt “To-Do” -osioon ja ottaa ne työn alle sitä mukaan kuin työtä valmistuu. Helppo tapa on työstää nykyinen työkuorma rajojen sallimiin rajoihin ja perustaa uusi käytäntö: “Emme aloita uutta tehtävää ennen kuin olemme WIP-rajojen puitteissa”.

Viides askeleesi on työstää nykyinen työkuorma WIP-rajojen mukaiseksi.

6. Lopeta aloittaminen

Kanban toimii päivittäisjohtamisen tauluna ja työn virtauksen lennonjohtotornina. Se voi antaa hyvän kuvan miten työ virtaa, mitä saadaan valmiiksi ja missä kohdissa työ jumiutuu. Se ei kuitenkaan toimi ilman muutamia avain tapoja.

Yksi niistä tavoista on päivittäiset “stand-up” kokoukset. Nimi tulee siitä, että kaikki seisovat taulun edessä, jotta fokus pysyisi kirkkaana ja kokous olisi tehokas. Näiden päivittäisten n. 15 minuuttia kestävien standuppien tarkoitus on käydä Kanban läpi oikealta vasemmalle (lopusta alkuun) ja keksittää fokus loppuvaiheessa oleviin tehtäviin, jotta ne saataisiin poissa päiväjärjestyksestä. Tämän osion slogan onkin: “Lopeta aloittaminen, aloita lopettaminen”.

Kuudes askeleesi on aloittaa päiväkokoukset, jotta päivän työt virtaisivat mahdollisimman jouhevasti.

7. Littlen laki

Miksi työn määrän vähentäminen sitten lisää tehokkutta? Littlen lain mukaan keskimääräinen läpimenoaika saadaan laskettua kun keskimääräinen WIP jaetaan keskimääräisellä suoritusteholla. Jos siis haluat pienentää läpimenoaikaa, niin sinulla on siihen kaksi keinoa:
1) Lisää suoritustehoa ostamalla parempia ohjelmistoja, koneita, ylitöillä, kepillä & porkkanalla tai vastaavilla keinoilla
2) Vähennä WIP:ia

Toinen näistä toimii aika paljon paremmin.

Seitsemäs askeleesi on päättää haluatko valita vaihtoehdon 1. vai 2.

Littlen-laki

8. Laatu

Pienempi hetkellinen työmäärä myös mahdollistaa nopeammat palautesyklit ja pienemmän multitaskauksen. John Medina kirjoitti kirjassaa “Brain Rules” että, kun ihminen työstää useita asioita kerralla, niin hänellä voi mennä jopa 50 % pidempään kussakin asiassa ja voi tehdä jopa 50 % enemmän virheitä.

Kahdeksas askel on alkaa mittamaan läpimenoaikaa ja palvelun laatua.

9. Imusysteemi

Kun WIP-rajoja kunnioitetaan, niin systeemiin muodostuu luonnollinen imu. Kun resurssilla on kapasitettia ottaa lisätöitä vastaan, niin silloin se myös niin tekee. Tässä esimiehet voivat tehdä isoja virheitä ja puskea töitä eteenpäin silloin kun kapasiteettiä ei ole. Tällöin systeemi voi murtua ja ollaan takaisin aloituspisteessä.

Yhdeksäs askel on astua syrjään ja antaa systeemin toimia luonnollisesti. Tarkkaile kuitenkin, että ovathan kaikki onnistuneet ottamaan uuden käytänteen haltuun. Opeta ja valmenna tarvittaessa.

10. Käyttöaste ja luppoaika

Entä jos kokoajan ei ole tehtävää? Sehän on katastrofi! Eikö?

Jos järjestelmä toimii, niin kuin sen pitäisi ja työt tulevat kokonaisuudessaan nopeammin tehtyä, niin eikö silloin ole aivan sama onko jokainen 100 % ajasta “tehokas”. Osaoptimoinnin aikakausi on ohi ja tämä pitää hyväksyä.

Kun käyttöaste hetkellisesti tippuu, niin se voi luoda piilotettuja siunauksia. Silloin työntekijällä on aikaa korjata ja parantaa systeemiä, tehdä tuote- ja palvelukehitystä, parantaa asiakaspalvelua ja useita muita tehtäviä, jotka jäävät arjen jalkoihin.

Kymmenes askel on neuvoa ihmisiä mihin keskittää energia kun tehtäviä ei ole akuutisti tehtäväksi. Yksi keino on perustaa oma kehityskanban, jossa on tarpeellisia kehityshankkeita, joita voi edistää “luppoajalla”.

Luonnollisesti on vielä useita eri näkökulmia, joita pitää käydä läpi, kuten pullonkaulatyöntekijöiden aika, viikko retrospektiivit, sprint WIP:t, projektisumat & kehityskanbanit, strategiset portfoliokanbanit ja pari muuta seikkaa.

Kun käyt nämä kymmenen askelta läpi, niin voit katkaista ylikuormituksen noidankehän ja tuoda tekemisen ilon takaisin toimistoonne!

Teksti: Tuomas Mikkonen

Tule mukaan Tuomaksen uuteen webinaariin: 

Perusasiat kuntoon – vähemmän sähläystä, enemmän työtehoa 21.03.2018 klo 13:00 – 14:30

sekä erittäin suosittuun ja kiiteltyyn webinaarisarjaan:

 LEAN Office 2018 08.-22.03.2018 klo 13:00 – 14:30 

Asiakkuuksien johtaminen 2018

Katso kouluttajamme Juha Porkka videotervehdys:

 

 

Seuraava webinaari: 18.01.-01.02.2018 klo 10:00 – 11:15 Asiakkuuksien johtaminen 2018

Messuille menossa?

Helena Wallo

Helena Wallo

Messut ovat tehokas ja tuloksekas media, koska ne saavat paljon ihmisiä liikkeelle. Käytännössä messut tuovat näytteilleasettajalle vapaaehtoisen kohderyhmän tarjottimella, sillä messuille tullaan etsimään, tutustumaan ja hankkimaan. Läsnä on siis jo valmiiksi lämmitetty kohderyhmä. Silti toisinaan näytteilleasettaja ei hyödynnä messuja tuotteen, palvelun tai yhtiön kannalta vastuullisesti.

Näytteilleasettajan ensimmäinen kysymys tulisikin olla – miksi sinne mennään? Toinen ilmiselvä vaatimus on tuntea messun kohderyhmä ja analysoida miten oma tarjoama kohtaa kohderyhmän tiedon janon ja tarpeen.

On löydettävä messustrategia ja sen miettimiseen kannattaa käyttää aikaa. Sehän voi olla esimerkiksi uuden tuotteen maistattaminen, asiakassuhteiden hoito tai liidien kerääminen. Kirkas messustrategia ja kirkkaat viestit ohjaavat kirkkaasti koko messuprosessia.

Vasta sitten lähdetään suunnittelemaan kirkkaan messustrategian vaatimaa tilaa, ilmettä ja toimivaa messuosastoa. Kun tahdotaan keskustella kahden kesken, tarvitaan kahden keskusteluun sopivia pöytäryhmiä. Jos taas etsitään ja aktivoidaan uusia potentiaalisia, tulisi messuosaston olla helposti lähestyttävä, avoin ja pöydistä vapaa osasto.

Messuosaston tulee tietysti aina ja kaikissa tapauksissa tukea organisaation brändi-ilmettä sekä haluttua ja valittua teemaa. Silti – messuosastolla työssä oleva ihminen tekee työn ja viimeistelee tuloksen. Hän on organisaation  ’brändi livenä’ ja hänen aktiivisuutensa ja innostus näkyy ja tuntuu. Hänellä on ’messupuhe’ – hallinnassa, hän tietää tavoitteet ja oman merkityksellisen roolinsa onnistumisessa.

Jos tahdot kuulla lisää, osallistu webinaariin Messuille menossa? Yrityksen onnistunut messuosallistuminen 30.1.2018 tai tallenne myöhemmin.

Helena Wallo, Faustus Oy

#tapahtumatohtori